家族の紹介メモ
受入のときは，家族の紹介から始まりますが，初対面の上に一度に何人も紹介されると忘れることがありますので，簡単なメモを作って渡し，それを見て紹介するといいでしょう。正式な名前の後に，呼び名を付け加えておくとよいでしょう。
家とその周辺の図面，地図
手書きの簡単な図面，地図を用意しておくと，話の糸口になります。市街地図などでしたら，主要建物，家などの位置関係がわかっていれば便利です。イラストマップなどあればよいでしょう。外出のときに使えます。地図は共通の「ことば」です。
メモ用紙
時刻・方法等日常生活について話し合うとき，メモ用紙を使ってメモしながら話し，それを渡しておくと便利です。いつでも使えるように，決まった場所に紙とボールペンを用意しておくのも一つの方法です。
写真，その他資料
家族の写真のほか，案内する場所の写真，資料，絵葉書などがあれば用意しておくと役に立ちます。話しの材料になりますし，現地で見比べるのもおもしろいでしょう。よい土産にもなります。
部屋の中にこんなものを
まず，滞在者のために，物を入れる「物入れ」のスペースを作っておきましょう。タンスの一段を空けておいたり，洋服ダンスの片側を空けておいたりします。枕を一つ用意しておくと，不慣れな畳の上でもちょっと横になれます。椅子を一つ用意しておくのもよいでしょう。日本の生活を経験したい人には少し大きい座布団がいいでしょう。決まった場所に辞書，洗濯物を入れる袋（ポリ袋，布袋）も用意しておきましょう。間に合えば，ラジオカセット，新聞，雑誌などもあればよいと思います。
情報集め
受入をする人についての個人情報，特に趣味，嗜好，滞在中に行ってみたい所，してみたいことなど，できるだけ早くまとめておくとよいでしょう。受入の心の準備，案内，滞在の計画にも役立ちます。
「ゆとり」と「自由時間」の用意
ゆとりある計画にしましょう。滞在期間にもよりますが，たまには一人で自由にくつろげる時間をとるようにしましょう。荷物の整理，休憩などにその時間が必要です。最初の日は，早く休めるような配慮も必要です。一人で出てみたいときは，帰りの時刻，利用する乗り物，家の電話番号，場所などの確認をしておきましょう。
ことばが通じるための工夫
互いにことばが通じない国からの人を迎えることもあります。そのため，何とか少しでもその国のことばになじむための努力，例えば，辞書・会話手帳などを求めてみる，ことばのできる人を探しておく，その国の情報・資料を集めてみるなど，いろいろ努めてみましょう。何かの点で役立つものです。